Ticaret Sicili Nedir? Sicildeki Tescil Süreçleri Nasıl Tamamlanır?

Ticaret Sicili Nedir? Sicildeki Tescil Süreçleri Nasıl Tamamlanır?

Ticaret sicili, gerçek ve tüzel kişi tacirlere ilişkin üçüncü tarafların bilmelerinde yarar ve zorunluluk bulunan, tacir ile ticari işletmeye ilişkin bilgi ve kayıtları kapsayan bir devlet sicilidir. Türkiye’de ticaret sicili Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ne (TOBB) bağlı ticaret sicil müdürlükleri tarafından tutulur ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK), ticaret sicili ile ilgili kuralları düzenleyerek, ticari işletmelerin sicil kayıtlarının tutulması ve bu kayıtların kamuya açık hale getirilmesi ile ilgili hükümler getirir. Sicilde tescil unsurununun gerçekleşmesi ile birlikte ticari işletmelerin kuruluş, birleşme, bölünme, tasfiye, adres değişikliği, imza yetkilisi değişikliği ve benzeri birtakım işlemler hukuki geçerliliğe kavuşmaktadır. Bu yazımızda, ticaret sicilinin ne olduğu, nasıl işlediği ve tescil süreçlerinin nasıl tamamlandığı gibi konuları ele alıyor olacağız.

Ticaret Sicili Nedir?

Ticaret sicili, ticari işletmelerin ve tacirlerin hukuki durumlarını üçüncü kişilere karşı aleniyet sağlamak amacıyla kayıt altına almaya hizmet eden bir resmi kayıt sistemidir. Bu sicil 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunun 24’üncü maddesi uyarınca Ticaret Bakanlığı’nın gözetim ve denetiminde, ticaret ve sanayi odaları ile ticaret odaları bünyesinde kurulan ticaret sicili müdürlükleri tarafından tutulmaktadır. Halihazırda bütün il ve bazı büyük ilçelerde olmak üzere 238 ticaret sicili müdürlüğü bulunmaktadır.

Ticaret sicilinde ticaret şirketlerinin ve işletmelerin başta TTK ve Ticaret Sicili Yönetmeliği olmak üzere ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı tescil ve değişiklik kayıtları yapılmaktadır. TTK’nin 35’inci maddesi uyarınca bu kayıtlar aleni bir biçimde tutulmakta olup; herkes ticaret sicilinin içeriğini ve müdürlükte saklanan tüm senet ve belgeleri inceleyebileceği gibi giderini ödeyerek bunların onaylı suretlerini de alabilme imkânına sahiptir. Yine TTK’de veya ilgili yönetmelikte aksine bir hüküm bulunmadıkça tescil edilen hususlar Türkiye genelinde sicil kayıtlarının ilanına özgü Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilmektedir. Bu düzenlemeler, ticaret sicilinin temel işlevlerinden biri olan aleniyeti (kamuya açıklığı) doğrudan yansıtmaktadır. Aleniyet ilkesi, ticari hayatta şeffaflığı sağlayarak piyasa aktörlerinin doğru bilgiye eşit erişimini mümkün kılar, hukuki öngörlebilirliliği artırır ve bilgi asimetrisinin korunmasında en önemli rollerden birisine sahiptir. Tescil ve ilanın sonuçlarına TTK’nin 36 ve 37’nci maddelerinde yer verilmiştir. Bu hükümler ile alakalı değinilmesi gereken önemli nokta, ticaret sicil kayıtlarının hukuki sonuçlarının, üçüncü kişilerin haklarını korumaları ve ticari işlemlerde güven ortamını sağlamalarıdır. Tescil edilmiş bilgilerin doğruluğuna güvenen kişilerin bu güvenlerinin korunması, hukuki güvenlik işlevinin ve dolayısıyla sicile güven ilkesinin somut bir yansımasıdır. Ayrıca, ilanın yapılması suretiyle de üçüncü kişilerin bilgi edinmesinin sağlanması da aleniyet ve hukuki güvenlik ilkelerinin önemli bir yansımasıdır.

Ticaret Sicili Tescil Süreci Nasıl İşler?

Kimler Ticaret Siciline Kayıt Olmak Zorundadır?

Türk Ticaret Kanunu uyarınca, belirli gerçek ve tüzel kişiler ticaret siciline kayıt olmak zorundadır.

Gerçek kişiler bahsinde konuyu incelediğimizde, Türk Ticaret Kanunu’nun 18. ve 40. maddesi birlikte ele alındığında, tacir sıfatını haiz tüm gerçek kişilerin ticari işletmelerini kurduktan sonra 15 günlük yasal süre içinde tescil işlemini gerçekleştirmeleri gerekmektedir, ancak bu tescil açıklayıcı (deklaratif) niteliktedir; yani tescil olmadan da tacir sıfatı kazanılabilmektedir. Yani, TTK m.12 uyarınca, bir gerçek kişi, tescil olmadan da bir ticari işletmeyi kendi adına işletiyorsa fiilen tacir sıfatını kazanmış olacak ve tacir olmanın tüm hak ve yükümlülüklerine sahip olacaktır. Bununla birlikte, tescil şartının yerine getirilmemesi kanuni bir yükümlülüğün ihlali anlamına gelecek ve gerçek kişi tacir aleyhine çeşitli hukuki sonuçlar doğurabilecektir. Bu önemli sonuçlardan bir örnek vermek gerekirse, tescil edilmemiş hususlar, kural olarak üçüncü kişilere karşı ileri sürülemeyecektir.

Öte yandan, tüzel kişi tacirler açısından ise sermaye şirketleri olan anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ile yine ticaret şirketi olan kolektif ve adi komandit şirketlerin tümü tescil yükümlülüğü altındadır. Bu şirketlerin kuruluşunun yanı sıra, şirket unvanı değişikliği, sermaye artırımı veya azaltımı, ana sözleşme değişiklikleri, birleşme, bölünme, tür değiştirme işlemleri, tasfiyeye giriş, şube açılışı, yönetim kurulu üyeleri veya müdürlerin atanması ve azli gibi önemli değişiklikler de tescile tabidir. TTK’nin 355’inci, 588’inci ve tescili zorunlu kılan diğer hükümleri uyarınca, anılan bu tüzel kişi tacirler ancak ticaret siciline tescil ile tüzel kişilik kazanmaktadırlar. Şirketin hukuki varlığını kazanması için zorunlu tutulan bu aşama, tescilin kurucu (inşai) niteliğinin doğrudan yansımasıdır.

Sicile kayıt yükümlülüğünün istisnası olarak, esnaf işletmesi düzeyinde kalan küçük işletmelerden bahsetmemiz gerekecektir. Bu işletmeler esnaf siciline kaydolur ve ticaret siciline tescil edilmezler. Fakat mutlaka belirtilmesi gerekir ki, TTK m.11/2’deki parasal sınırı aşar nitelikte faaliyet gösteren ve ticari işletme büyüklüğüne ulaşan esnaflar da artık tacir statüsünü kazandığı için tescil yükümlülüğü altına girerler. Bir işletmenin esnaf işletmesi mi yoksa ticari işletme mi olduğu, işletmenin ölçeği ve cirosu gibi faktörlere bağlı olarak Cumhurbaşkanı kararı ile belirlenir.

Ticaret Sicil Kaydı İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

1) Gerçek Kişiler Bahsinde Ticaret Siciline ve Ticaret Odasına İbraz Edilecek Belgeler

· MERSİS başvurusu

· Oda kayıt dilekçesi

· Oda kayıt beyannamesi

· Oda kayıt taahhütnamesi

· Tescil Talepnamesi

· İşletme sahibinin veya varsa temsile yetkili kılınan kişinin imza beyannamesi (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 49/1-b).

· İmzalı taahhütname (MERSİS girişinin çıktısı)

· Bilanço esasına göre yevmiye defteri ön sayfa fotokopisi

· Vergi levhası fotokopisi

· İşletme sahibi yabancı uyruklu ise tercüme edilmiş noter onaylı pasaport sureti, ayrıca Türkiye’de ikamet ediyor ise noter onaylı ikamet tezkeresi, vergi dairesinden alınmış vergi kimlik numarası.

· Nüfus cüzdanı sureti

· 2 adet fotoğraf

2) Anonim ve Limited Şirketler Bahsinde Ticaret Siciline ve Ticaret Odasına İbraz Edilecek Belgeler

· MERSİS başvurusu

· Kurucuların imzaları tasdik edilmiş esas sözleşme

· Oda kayıt dilekçesi

· Oda kayıt beyannamesi

· Oda kayıt taahhütnamesi

· Kuruluş bildirim formu

· Nakdi olarak taahhüt edilen sermayede, pay bedellerinin en az yüzde yirmibeşinin Kanun’a uygun olarak bankaya yatırılması için açılan banka hesabına para yatıran şirket ortaklarının; adı-soyadı / unvanı ile her ortağın yatırdığı tutarların ve toplam yatırılan tutarın gösterildiği banka mektubu (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-c). AŞ ve LTD açısından önemli fark; anonim şirketlerde ortakların tek tek yatırdıkları tutarların gösterilmesi gerekiyorken, limited şirketler için Ticaret Sicili Yönetmeliği kapsamında bankadan alınacak mektupta toplam yatırılan tutarın gösterilmesi yeterlidir, her bir ortağın yatırdığı tutarın ayrı ayrı belirtilmesi şartı aranmamaktadır.

· Rekabet Kurumu payının ödendiğini gösterir ödeme belgesi (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-ç).

· Varsa, konulacak ayni sermaye ile kuruluş sırasında devralınacak işletmeler ve ayni varlıkların değerinin tespitine ilişkin mahkemece atanan bilirkişi tarafından hazırlanmış değerleme raporları ve ayni sermaye konulması halinde gerekli olacak diğer ilgili ek belgeler

· Ayın ve işletme devralınmasına ilişkin olanlar da dâhil olmak üzere, kurulmakta olan şirketle, kurucular ve diğer kişilerle yapılan ve kuruluşla ilgili olan sözleşmeler (TTK m. 336/1 - Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-g).

· Kuruluşu Bakanlık veya diğer resmî kurumların iznine veya uygun görüşüne tabi olan şirketler için bu izin veya uygun görüş yazısının aslı (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-ğ)

· Yabancı uyruklu gerçek kişi ortakların pasaportlarının Türkçe tercümesi noter onaylı suretleri, vergi dairesinden alınacak vergi kimlik numaraları veya yabancılara mahsus kimlik numaralarını gösteren belge, ayrıca Türkiye'de ikamet ediyor ise noter onaylı ikamet tezkeresi.

· Varsa, pay sahibi olmayan yönetim kurulu üyelerinin/müdürler kurulu üyelerinin bu görevi kabul ettiklerine ilişkin belge (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-h).

· Yönetim/Müdürler kurulunda bir tüzel kişi bulunması hâlinde, yönetim/müdürler kuruluna üye olarak seçilen tüzel kişi ile birlikte tüzel kişi adına hareket edecek ve yönetim kuruluna veya müdür olarak seçilen tüzel kişi tarafından belirlenen gerçek kişinin; adı-soyadı, adresi, uyruğu ve T.C. kimlik numarasını (yabancı uyruklularda vergi kimlik numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası) içerecek şekilde alınmış tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin/müdürün yetkili organ kararının noter onaylı sureti (Ticaret Sicili Yönetmeliği m. 69/1-ı).

· Yönetim kurulu üyesinin / ortağın veya müdürün yabancı uyruklu tüzel kişi olması hâlinde tüzel kişinin güncel sicil kayıtlarını içeren belge.

· Şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerin imza beyannamaleri

Ticaret Sicili Tescil Süreci Adım Adım Nasıl Tamamlanır?

· MERSİS üzerinden ana sözleşme hazırlanır. Burada unvan, faaliyet konusu, adres, sermaye, hissedarlar, yönetim şekli, kar dağıtım usulleri vs. belirtilir.

· Ana sözleşmeyi imzalamak için notere gidilir (İTO’da ve ilgili ticaret odasında şahsen yapıldığı takdirde noter işlemine gerek yok). Kurucular noterde ana sözleşmeyi imzalar, diğer kuruluş işlemleri için dilerse vekalet verir, yöneticiler için imza beyanı hazırlanır (tescil talepnamesi) ve aynı zamanda yöneticilerin noter onaylı kimlik fotokopileri çıkartılır.

· Ana sözleşme imzalandıktan sonra ortaklar sermayenin yatırılacağı bankadan hesap açar ve sermayenin ¼’ünü yatırır, bankadan “blokaj yazısı” alır (şirket kurulduktan sonra blokaj çözülür).

· Sermayenin %0,04 oranında Rekabet Kurumu fonu ödenir.

· Kurucu ortaklar oda kayıt beyannamesine yapıştırılmak üzere birer adet vesikalık fotoğraf verir.

· Kurucu ve yöneticiler dilekçe, kuruluş bildirim formu, oda kayıt beyannamesini imzalar.

· Ana sözleşme, tescil talepnamesi, dilekçe, kuruluş bildirim formu, oda kayıt beyannamesi, banka blokaj yazısı ve Rekabet Kurumu ödeme dekontu ile İTO’ya başvurulur.

· İTO evrakları inceler (yeni evrak isteyebilir ya da düzeltilmesini talep edebilir) ve birkaç gün içinde şirketi tescil eder (şirket hukuken kurulmuş olur).

· İTO’dan şirketin kurulduğuna ilişkin evrakı (sicil tasdiknamesi) alır.

· Şirket yöneticileri ile yeniden notere gidilir, kurulan şirketin imza sirküleri çıkarılır, mali müşavirlik vekaleti çıkarılır ve mali müşavir resmi defterleri noterden onaylatır.

· Şirket tescil edildikten sonra, Ticaret Sicil Müdürlüğü tescil bilgilerini TTSG (Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi) Müdürlüğü'ne elektronik ortamda gönderir.

· İTO (veya bağlı bulunulan ticaret odası) tarafından verilen sicil tasdiknamesi ile birlikte şirketin ticaret sicil numarası ve MERSİS numarası alınmış olur.

· Ticaret Sicil Gazetesi'nde ilan edilmek üzere ödenen ilan ücret makbuzu tescil evraklarıyla birlikte sunulmuş olmalıdır.

· Ticaret Sicil Gazetesi'nde şirketin kuruluş ilanı genellikle tescil tarihinden itibaren birkaç gün içinde yayımlanır. Bu ilanda şirket unvanı, adresi, sermayesi, faaliyet konusu, yönetim kurulu üyeleri ve şirketi temsil ve ilzama yetkili kişiler gibi bilgiler yer alır.

· İlan yayımlandıktan sonra mali müşavir, yayımlanan Ticaret Sicil Gazetesi'nin bir nüshasını temin eder. Bu gazete şirketin resmi kuruluş belgesi olarak saklanmalıdır.

· Şirket ticaret sicilinde tescil edilip Ticaret Sicil Gazetesi'nde ilan edildikten sonra, tüzel kişilik kazanmış ve üçüncü kişilere karşı hüküm ifade edecek hale gelmiş olur (TTK madde 36).

· Ticaret Sicil Gazetesi'ndeki ilan ile şirket, tüm resmi kurumlarda tanınır hale gelir ve artık vergi dairesi, SGK ve belediye gibi kurumlarla olan işlemlerine başlayabilir.

· İmza sirküleri ve Ticaret Sicil Gazetesi ile birlikte şirket için banka hesapları açılabilir ve bloke edilen sermaye serbest bırakılabilir.

· Kuruluş aşamasında noterde onaylatılan şirket defterleri (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defteri) şirketin muhasebe kayıtlarının tutulması için hazır hale getirilir.

Tüm bu aşamalar tamamlandıktan sonra şirket artık faaliyetlerine başlayabilir ve vergi dairesi, SGK ve belediye gibi kurumlardaki bildirim yükümlülüklerini yerine getirmeye devam eder.